Legal

Política de Tratamiento de Datos Personales y Aviso de Privacidad

Versión 1.0 · Vigente desde 17 de octubre de 2026

Esta política explica qué datos personales trata Hilo, para qué, con quién los comparte, dónde se guardan, cuánto tiempo se conservan y cómo puede ejercer sus derechos. Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015 (Sección 2.2.2.25). Incluye el aviso de privacidad (sección 3).

1. Responsable del tratamiento

Dato	Valor
Nombre comercial	Hilo
Razón social y NIT	[razón social, NIT y domicilio: pendiente]
Domicilio	[razón social, NIT y domicilio: pendiente]
Sitio web	hilo.eco
Correo de contacto	hola@hilo.eco
Área responsable	Equipo de privacidad de Hilo (correo anterior)

Mientras la sociedad termina su constitución, los fundadores de Hilo responden por el tratamiento descrito en esta política. Cuando la sociedad exista, esta política se actualizará con su razón social, NIT y domicilio.

2. Definiciones

Para leer esta política:

Hilo: la plataforma tecnológica que conecta, por WhatsApp y portales web, a quien tiene material para reciclar con quien lo recoge y con quien lo aprovecha.
Persona usuaria: persona natural, o persona que escribe en nombre de un negocio, que usa una línea de WhatsApp operada por Hilo para resolver dudas de reciclaje, ubicar puntos de depósito o pedir una recolección.
Cliente: empresa, entidad pública u otra organización que contrata con Hilo una línea de WhatsApp con su propia marca, una base de conocimiento propia, un portal web y reportes. También se le llama tenant.
Línea de Hilo: número de WhatsApp que se presenta con la marca Hilo (línea de usuarios, línea de proveedores y línea de clientes).
Línea de marca blanca: número de WhatsApp que se presenta con la marca de un cliente y que Hilo opera por cuenta de ese cliente.
Proveedor: persona o empresa que presta servicios dentro de la red de Hilo. Incluye a los logísticos (personas o empresas independientes que recogen y transportan el material), los destinos de posconsumo o acopio (reciben el material), los vigías (califican la calidad del reciclaje) y los ingenieros ambientales (responden preguntas que el asistente no sabe resolver).
Destino propio de un cliente: centro de acopio, planta u otro lugar que un cliente registra para recibir material de las recolecciones que nacen en su línea.
Agente o asistente: programa de inteligencia artificial que conversa por WhatsApp en nombre de Hilo o del cliente.
Titular, responsable, encargado, tratamiento, transferencia y transmisión: tienen el significado del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015. En resumen: el responsable decide para qué y cómo se tratan los datos; el encargado los trata por cuenta del responsable; la transmisión es la comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia; la transferencia es el envío a otro responsable.
Dato anonimizado o agregado: información que no permite identificar a una persona, ni directa ni indirectamente, con medios razonables. No es dato personal.

3. Aviso de privacidad

Hilo, como responsable o como encargado según la línea (sección 5), trata su número de WhatsApp, su nombre de perfil, sus mensajes, las fotos que envía, la ubicación o dirección que comparte y los datos de sus recolecciones, para responder sus dudas de reciclaje, indicarle puntos de depósito cercanos, coordinar recolecciones con logísticos independientes, dejar evidencia de cada recolección, atender sus solicitudes y producir estadísticas agregadas y anonimizadas. Un asistente de inteligencia artificial analiza sus mensajes y fotos; cuando no está seguro, consulta a una persona experta. Sus datos se guardan en servidores ubicados en Estados Unidos. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar la autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Para ejercer sus derechos escriba a hola@hilo.eco o, en la línea de WhatsApp donde conversa, escriba BORRAR (el comando BORRAR debe existir en el producto antes de publicar; hoy el harness prevé “borra mis datos” en lenguaje natural). La política completa está en hilo.eco/privacidad.

4. A quién aplica esta política

Esta política cubre a todas las personas cuyos datos trata Hilo:

Personas usuarias de la línea de usuarios de Hilo y de las líneas de marca blanca de los clientes.
Logísticos y demás proveedores (destinos, vigías, ingenieros ambientales independientes o vinculados a un cliente), incluidas las personas que inician un registro y no lo terminan.
Contactos de destinos propios de los clientes: la persona cuyo número de WhatsApp registra un cliente para confirmar entregas.
Usuarios de los portales de clientes y de proveedores, y quienes escriben a la línea de clientes de Hilo.
Visitantes del sitio web hilo.eco.

No cubre los datos de los empleados y contratistas internos de Hilo, que tienen su propia política, ni el tratamiento que cada cliente haga por su cuenta, fuera de Hilo, con sus propias bases de datos.

5. Quién responde por sus datos en cada canal

Quién es responsable depende de la línea o del portal que usted use:

Canal	Responsable	Papel de Hilo
Línea de usuarios de Hilo	Hilo	Responsable
Línea de marca blanca de un cliente	El cliente dueño de la línea	Encargado, salvo las excepciones de abajo
Línea de proveedores de Hilo y portal de proveedores	Hilo	Responsable
Línea de clientes de Hilo y portal de clientes (datos de su cuenta)	Hilo	Responsable
Número de confirmación de un destino propio	El cliente que lo registra y Hilo, cada uno por su finalidad	Responsable de la verificación y de las confirmaciones
Sitio web hilo.eco	Hilo	Responsable

En una línea de marca blanca, Hilo trata los datos por cuenta del cliente y según sus instrucciones, en los términos del contrato o convenio que firman. Aun en esas líneas, Hilo actúa como responsable en dos casos:

La red de logísticos. Los datos de una recolección que se necesitan para ofrecerla, asignarla, ejecutarla y evaluarla (materiales, cantidad, dirección, franja, evidencia, entrega, calificaciones e incidencias) los trata Hilo como responsable, porque la red de logísticos es de Hilo y la comparte entre clientes. El cliente sigue viendo las recolecciones que nacieron en su línea.
Los datos agregados y anonimizados. (decisión 5 de vision.md) Hilo produce, por su cuenta, estadísticas que no identifican a nadie (sección 19).

Si escribe al mismo tiempo a una línea de Hilo y a la línea de un cliente, son dos relaciones distintas. Un cliente nunca ve lo que usted conversó en la línea de otro cliente o en la de Hilo (memoria y RLS por tenant, harness § 5).

6. Datos que tratamos

Hilo solo pide los datos que necesita para cada servicio. Los datos marcados como opcionales dependen de lo que usted decida enviar.

6.1 Personas usuarias

Identificación en WhatsApp: número de teléfono, identificador de usuario de WhatsApp cuando el canal lo entrega y nombre de perfil.
Conversación: mensajes de texto, fotos y documentos que usted envía (opcional), respuestas del asistente, botones que toca, fecha y hora.
Ubicación y dirección (opcional): la ubicación que comparte en WhatsApp o la dirección que escribe, para buscar puntos cercanos o pedir una recolección.
Preferencias: hechos útiles que el asistente recuerda para atenderle mejor, como si es casa o negocio, su dirección habitual, los materiales que suele entregar, la franja horaria que prefiere y el idioma.
Recolecciones: materiales, cantidad estimada, dirección, franja, estado, logístico asignado, evidencia, entrega, calificaciones que usted da y recibe (con detalle y fotos cuando la calificación es regular o mala) y reportes de “no vinieron”.
Códigos QR: el código que escanea, el punto o la campaña asociada, la fecha y, si la comparte, la ubicación.
Depósitos e incentivos cuando la línea los ofrece.
Preguntas escaladas: la pregunta y la foto que se envían a una persona experta, sin su número ni su nombre.
Autorización: versión de la política aceptada, fecha, hora e identificador del mensaje con el que aceptó o revocó.
Datos técnicos del canal: identificadores de mensaje, estados de entrega y lectura, y el costo de cada mensaje, consulta al modelo de IA y búsqueda web (el registro de costos no guarda el contenido de los mensajes).

6.2 Logísticos y demás proveedores

Identificación: nombre o razón social, número de documento de identidad o NIT, foto del documento o del RUT que envía como soporte, número de WhatsApp.
Operación: ciudad y zonas de cobertura, materiales que recoge, destinos donde entrega, clientes con los que quiere trabajar, estado de la solicitud y decisión de Hilo.
Actividad en la red: ofertas de rutas recibidas, aceptadas, rechazadas o vencidas, tiempos de respuesta, rutas asignadas, avisos de llegada, evidencia (fotos, materiales, peso y notas), entregas (destino, peso, código QR y fecha), incidencias, calificaciones recibidas y su promedio.
Ubicación (opcional): la que comparte por WhatsApp. Hilo no rastrea su ubicación en tiempo real.
Comercial: plan, suscripción, patrocinio de un cliente y datos de facturación cuando aplique.
Ingenieros ambientales: preguntas asignadas, respuestas y alcance con el que se publican. Vigías: calificaciones, detalle y fotos.
Acceso al portal: número de WhatsApp y códigos de un solo uso, que se guardan cifrados.

6.3 Contactos de destinos propios

Número de WhatsApp registrado por el cliente, estado de verificación, nombre del destino, confirmaciones de entrega y, si reporta un problema, el texto que escribe.

6.4 Usuarios de los portales y de la línea de clientes

Nombre, correo, número de WhatsApp, cliente al que pertenece, rol y registros de actividad. La contraseña la gestiona el servicio de autenticación de Google (Firebase Authentication); Hilo no la conoce.

6.5 Visitantes del sitio web

El sitio no tiene formularios, cuentas, cookies de terceros ni analítica. El servicio de alojamiento (Firebase Hosting, de Google) procesa datos técnicos como la dirección IP y el tipo de navegador para entregar la página y protegerla de abusos (sección 18).

6.6 Datos que no pedimos

Hilo no pide datos sensibles (salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, vida sexual, datos biométricos), ni datos financieros de personas usuarias, ni datos de niñas, niños y adolescentes. Vea las secciones 9 y 10.

7. Para qué usamos sus datos

7.1 Personas usuarias

Responder dudas de reciclaje a partir de sus mensajes y fotos, incluida la identificación del producto, la marca y el tipo de empaque.
Recomendar puntos de depósito cercanos a la ubicación que comparte.
Recibir, ofrecer a logísticos, asignar, seguir, reprogramar y cancelar sus recolecciones, y compartir con el logístico asignado los datos necesarios para hacerla.
Registrar la evidencia, la entrega y las calificaciones de cada recolección.
Escalar a una persona experta las preguntas que el asistente no puede resolver y enviarle la respuesta.
Registrar escaneos de códigos QR, depósitos e incentivos cuando la línea los ofrece.
Enviarle mensajes relacionados con el servicio que pidió (confirmaciones, recordatorios, respuesta del experto, solicitud de calificación).
Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de privacidad.

7.2 Logísticos y demás proveedores

Evaluar y decidir su solicitud de registro y verificar su identidad.
Enviarle ofertas de rutas según su cobertura y materiales, asignarle las que acepte y comunicarle los datos de la recolección.
Recibir y validar evidencia y entregas, calcular calificaciones y priorizar ofertas según el cumplimiento de las rutas aceptadas, nunca según las ofertas rechazadas o sin respuesta.
Gestionar incidencias, reclamaciones y revisiones de suspensión con descargos, y verificar los permisos para materiales que los exigen.
Gestionar la relación comercial (planes, patrocinio, cobros y facturación).
Escalarle preguntas (ingenieros) y publicar sus respuestas en la base de conocimiento.

7.3 Contactos de destinos propios

Verificar que el número pertenece a quien recibe el material y pedirle que confirme o reporte un problema con cada entrega.

7.4 Usuarios de portales y de la línea de clientes

Dar acceso al portal, administrar roles, atender soporte y llevar el registro de quién hizo qué.

7.5 Finalidades comunes

Seguridad y prevención de fraude: detectar evidencia falsa, abuso de códigos QR, suplantación y uso indebido.
Auditoría y cumplimiento: conservar el registro de operaciones y cumplir obligaciones legales, contables y requerimientos de autoridades.
Calidad del servicio: evaluar y mejorar las respuestas del asistente con casos reales, revisados por el equipo de Hilo (harness § 10, “trazas reales como casos”; mvp.md, fotos del piloto). Estos casos no se usan para entrenar modelos de terceros (ADR-0002, tier pago).
Costos: medir el costo de cada conversación, recolección y mensaje para el cliente y para Hilo.
Estadísticas agregadas y anonimizadas (sección 19).

Hilo no le enviará publicidad sin una autorización aparte y específica (hoy el producto no envía publicidad; plantillas solo UTILITY y AUTHENTICATION). Si la da, la puede retirar en cualquier momento (sección 17).

8. Autorización y base jurídica

8.1 Cómo se obtiene la autorización por WhatsApp

La primera vez que usted escribe a una línea de usuarios, el asistente se presenta como asistente automático, le muestra el aviso de privacidad y el enlace a esta política, y le pide aceptar con un botón (o respondiendo con una palabra o número, cuando el canal no tiene botones).
Mientras no acepte (invariante 10 de modelo-de-dominio.md), Hilo solo guarda su número y su mensaje para poder responderle, no analiza fotos, no guarda preferencias y no crea recolecciones.
Al aceptar, Hilo guarda como prueba la versión de la política, la fecha, la hora y el identificador del mensaje. Esa conducta inequívoca es válida como autorización según el artículo 2.2.2.25.2.4 del Decreto 1074 de 2015, y su prueba se conserva según el artículo 2.2.2.25.2.5.
En una línea de marca blanca, la autorización se pide en nombre del cliente responsable y, además, para los tratamientos que Hilo hace como responsable (sección 5).
La autorización incluye, de forma expresa, la transmisión de sus datos a servidores ubicados en Estados Unidos (sección 14). Exige actualizar el texto de consentimiento del brief de WhatsApp (avisos-whatsapp.md).

Los logísticos y demás proveedores autorizan el tratamiento al iniciar su registro en la línea de proveedores, con un aviso propio. Una vez aprobados, el tratamiento también es necesario para ejecutar la relación con Hilo.

El número de un destino propio lo registra el cliente, que declara contar con la autorización de esa persona. Antes de usarlo, Hilo le escribe para que confirme; solo con su confirmación el número queda activo (decisión 18; el aviso de privacidad en esa plantilla es, ver avisos-whatsapp.md).

8.2 Casos en que no se requiere autorización

Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando la información la pide una autoridad en ejercicio de sus funciones o por orden judicial, cuando se trata de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, y para datos del Registro Civil.

8.3 Revocar la autorización

Puede revocar la autorización en cualquier momento escribiendo BORRAR en la línea donde conversa o a hola@hilo.eco. Al revocarla, Hilo elimina sus preferencias y anonimiza sus datos de usuario; los registros de recolecciones y de auditoría se conservan sin datos que le identifiquen. La revocación no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos (artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015), por ejemplo mientras haya una recolección en curso o una reclamación abierta.

9. Niñas, niños y adolescentes

El servicio está dirigido a personas mayores de 18 años. Una persona menor de edad solo puede usarlo con la autorización de su madre, padre o representante legal, que la da al aceptar el aviso en su nombre. El tratamiento de datos de menores, cuando ocurra, respetará su interés superior y sus derechos fundamentales, según el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015.

Hilo no pide la edad ni busca datos de menores. Si Hilo sabe que una persona menor de edad usa el servicio sin autorización, suprimirá sus datos. Si el asistente nota señales de que quien escribe es menor de edad, no pide recolecciones ni guarda datos nuevos y marca sus datos para supresión (decisión 19). Si usted es representante de un menor y cree que sus datos están en Hilo, escriba a hola@hilo.eco.

10. Datos sensibles y datos incidentales en fotos

Hilo no necesita datos sensibles y no los pide. Usted no está obligado a entregarlos.

Las fotos que envíe deben mostrar solo el producto, el empaque o el material. No envíe fotos con rostros de personas, documentos de identidad, tarjetas bancarias, fórmulas o empaques de medicamentos con nombre, placas de vehículos, pantallas con información personal ni el interior de su casa con personas o datos visibles. Si una foto los incluye, Hilo la usa solo para analizar el producto, no extrae ni registra esa información (el esquema de classify_waste_from_image solo extrae producto, marca, material y código de barras), no aplica reconocimiento facial y la conserva con las mismas medidas y plazos que el resto de la conversación. Usted puede pedir que se borre en cualquier momento.

Los logísticos deben fotografiar solo el material como evidencia, sin personas, placas ni el interior de los inmuebles.

La ubicación y las fotos no son datos sensibles por sí mismas, pero Hilo las trata con criterio de minimización: la ubicación se pide solo cuando usted busca un punto o pide una recolección, no se rastrea en tiempo real y en los reportes solo aparece agregada por zona.

11. Uso de inteligencia artificial

Qué hace el asistente. Un modelo de inteligencia artificial de Google (Gemini, a través de su API de pago) lee sus mensajes y fotos para identificar el producto y el material, buscar información y redactar la respuesta.
Condiciones del proveedor. Hilo usa el servicio de pago de la API de Gemini, cuyas condiciones establecen que Google no usa los contenidos enviados para mejorar sus productos (ADR-0002). Google puede conservarlos por un tiempo limitado solo para detectar usos prohibidos y cumplir obligaciones legales. Google trata esos datos como proveedor de Hilo (sección 13).
Puede equivocarse. El asistente responde con base en la información de la línea, su conocimiento y búsquedas en la web. Puede cometer errores. Cuando no está seguro, se lo dice y consulta a una persona experta (un ingeniero ambiental) que ve la pregunta y la foto, pero no su número ni su nombre.
Decisiones. El asistente no toma decisiones con efectos jurídicos sobre usted. Las acciones que importan (crear, asignar o cancelar una recolección, aprobar o suspender a un proveedor) las ejecutan reglas fijas del sistema o personas de Hilo, no el modelo. La asignación de rutas a logísticos es automática y sigue reglas objetivas (cobertura, materiales, cercanía, orden de aceptación y, con historial, calificaciones); cualquier logístico puede pedir que una persona de Hilo revise una decisión que le afecte (requiere un canal de revisión en la app interna).
Lineamientos aplicados. Hilo aplica los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial (Circular Externa 002 de 2024): minimización, proporcionalidad, seguridad y responsabilidad demostrada.
Personas. Siempre puede pedir hablar con una persona cuando la línea ofrece esa opción (request_human; human_handoff se configura por tenant), o escribir a hola@hilo.eco.

12. Búsqueda en la web

Para confirmar qué es un producto y si se recicla, el asistente puede hacer búsquedas en internet a través del servicio de búsqueda de Google integrado en Gemini. La búsqueda se hace con términos sobre el producto (por ejemplo, marca, tipo de empaque o código de barras), no con su número, su nombre ni su ubicación. Cuando la respuesta se basa en la web, el asistente lo indica y cita la fuente. Las respuestas validadas por un experto pueden pasar a la base de conocimiento, sin datos personales.

13. Con quién compartimos sus datos

Hilo no vende datos personales. Los comparte solo con:

13.1 Proveedores tecnológicos (encargados)

Proveedor	Para qué	Dónde
Google LLC (Google Cloud, Firebase, API de Gemini, búsqueda y mapas)	Servidores, base de datos, archivos, autenticación, IA, búsqueda web y conversión de direcciones en coordenadas	Estados Unidos
Meta Platforms, Inc. y WhatsApp LLC (WhatsApp Business)	Enviar y recibir los mensajes de WhatsApp	Estados Unidos y otros países donde opera Meta
Twilio Inc., solo en las líneas que usan ese canal	Enviar y recibir mensajes de WhatsApp	Estados Unidos

Hilo usa además Evolution API, un software de código abierto que Hilo instala y opera en sus propios servidores en Google Cloud para conectarse con WhatsApp. No es un tercero que reciba sus datos.

WhatsApp es un servicio de Meta. El uso de la aplicación de WhatsApp se rige también por los términos y la política de privacidad de Meta, que Hilo no controla.

13.2 Participantes del servicio

Logístico asignado: recibe su nombre, dirección, teléfono, materiales y franja, solo cuando la recolección le queda asignada y mientras la necesite. Las ofertas que reciben los demás logísticos no incluyen su nombre ni su teléfono (plantilla oferta_ruta), solo la zona, la distancia aproximada, los materiales y la franja (el guion G4 del brief muestra la dirección exacta en la oferta: alinear el producto con este texto).
Destino: recibe el material y los datos de la entrega (logístico, material, peso, fecha). No recibe sus datos de contacto.
Cliente de la línea: en una línea de marca blanca, el cliente ve las conversaciones y las recolecciones que nacieron en su línea. Ve de los logísticos solo el nombre y la calificación.
Personas expertas: ingenieros ambientales y vigías reciben la pregunta, la foto o la información de la recolección que necesitan, sin sus datos de contacto salvo que la visita lo requiera (cuándo se envía un vigía sigue abierto, pregunta 5 de vision.md).

13.3 Otros casos

Autoridades que lo pidan en ejercicio de sus funciones o por orden judicial.
Compradores de estadísticas: solo reciben datos agregados y anonimizados (sección 19), nunca datos personales.
Reorganización empresarial: si Hilo se fusiona, se escinde o vende su negocio, los datos pueden pasar al sucesor, que deberá respetar esta política.

14. Transferencia y transmisión internacional

Sus datos se guardan y procesan en servidores de Google Cloud ubicados en Estados Unidos (región del este del país), y las copias de seguridad quedan en ubicaciones de Google en ese mismo país. Los mensajes de WhatsApp pasan por la infraestructura de Meta y, cuando aplica, de Twilio. El servicio de inteligencia artificial de Google puede procesar o guardar de forma transitoria los datos en otros países donde Google tiene instalaciones, bajo las mismas condiciones contractuales.

Este envío es una transmisión internacional a encargados que tratan los datos por cuenta de Hilo. Su fundamento es:

El artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015: la transmisión a un encargado no requiere informar al titular ni pedir su consentimiento cuando existe un contrato de transmisión. Hilo tiene con cada proveedor tecnológico las condiciones contractuales de tratamiento de datos que ese proveedor ofrece a sus clientes, que lo obligan a tratar los datos solo según las instrucciones de Hilo y con medidas de seguridad.
Estados Unidos figura en la lista de países con nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017, incorporada a la Circular Única). Confirmar con el abogado que la lista vigente lo mantiene (ver README).
Además, por transparencia, el aviso de privacidad informa que sus datos se guardan en Estados Unidos y la autorización que usted da la incluye de forma expresa.

Hilo no transfiere datos personales a otros responsables en el exterior.

15. Cuánto tiempo conservamos los datos

Hilo conserva los datos solo el tiempo necesario para la finalidad, según el artículo 2.2.2.25.2.8 del Decreto 1074 de 2015. Al vencer el plazo, los suprime o los anonimiza. Plazos: los que ya fija la arquitectura o la ley; propuestos en esta versión (justificación en el README); requieren jobs de purga en core antes del piloto.

Dato	Plazo
Mensajes de quien no aceptó el aviso	30 días
Contexto de la conversación que usa el asistente	24 horas desde el último mensaje (TTL de sesión de harness § 5)
Conversaciones, fotos y documentos de personas usuarias	24 meses desde el último mensaje, o antes si revoca la autorización
Preferencias que recuerda el asistente	Hasta que revoque la autorización o pasen 24 meses sin actividad
Prueba de la autorización y de su revocación	Mientras se traten sus datos y 5 años más
Recolecciones, evidencia, entregas, calificaciones e incidencias	5 años desde el cierre de la recolección; después, solo anonimizadas
Escaneos de códigos QR	24 meses con su número; después, solo anonimizados
Solicitudes de registro de proveedores no terminadas	90 días desde el último mensaje
Solicitudes de registro rechazadas y sus soportes	6 meses desde la decisión
Datos y soportes de proveedores aprobados	Mientras dure la relación y 5 años después de terminada
Número de confirmación de un destino propio	Mientras el destino esté activo
Cuentas de usuarios de portales	Mientras la cuenta esté activa y 1 año después
Registros de auditoría y de costos	5 años
Documentos contables y de facturación	10 años (artículo 28 de la Ley 962 de 2005)
Registros técnicos de los servidores	30 días; registros de decisiones del asistente, 90 días; registros de administración de la nube, 400 días (infra.md, observabilidad.md; los 90 días son)
Copias de seguridad	7 días; un dato borrado puede permanecer en ellas hasta que venzan (PITR y snapshots, infra.md)
Datos agregados y anonimizados	Sin plazo, porque no son datos personales

Si hay una reclamación, una investigación o una obligación legal en curso, Hilo puede conservar los datos relacionados hasta que termine.

16. Seguridad

Hilo aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, según el principio de seguridad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Cifrado de los datos en tránsito y en reposo (cifrado por defecto de Google Cloud; HTTPS).
Aislamiento de los datos de cada cliente en la base de datos: un cliente no puede ver datos de otro, aunque una consulta falle.
Acceso por roles y con el mínimo privilegio necesario; credenciales guardadas en un gestor de secretos y rotadas periódicamente.
Archivos privados, que solo se abren con enlaces temporales.
Registro de auditoría de los cambios importantes.
El contenido de los mensajes no se escribe en los registros técnicos de los servidores.
Copias de seguridad diarias y pruebas de restauración.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos, Hilo lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a las personas afectadas cuando corresponda, según el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

17. Sus derechos y cómo ejercerlos

17.1 Derechos

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
Pedir prueba de la autorización que dio.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho su consulta o reclamo ante Hilo.
Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Acceder gratis a sus datos, al menos una vez al mes y cada vez que cambie de forma sustancial esta política (artículo 2.2.2.25.4.2 del Decreto 1074 de 2015).

Además, puede dejar de recibir en cualquier momento los mensajes que no haya pedido.

17.2 Canales

Correo: hola@hilo.eco.
WhatsApp (BORRAR y BAJA deben implementarse como atajos deterministas antes de publicar): en la línea donde conversa, escriba BORRAR para pedir la supresión de sus datos o BAJA para dejar de recibir mensajes que no haya pedido. Para las demás solicitudes, use el correo.

Si escribe desde el mismo número de WhatsApp, ese número sirve para identificarle. Por correo, indique su nombre, el número de WhatsApp con el que usa el servicio, lo que pide y cómo quiere recibir la respuesta; Hilo puede pedirle confirmar la solicitud desde ese número. Pueden ejercer los derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, según el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015.

En una línea de marca blanca, puede dirigirse al cliente responsable o a Hilo. Si escribe a Hilo, Hilo atenderá la solicitud por cuenta del cliente o se la trasladará, y le informará.

17.3 Plazos

Solicitud	Plazo de respuesta
Consulta (qué datos tiene Hilo y cómo los usa)	10 días hábiles desde que se recibe. Si no es posible, Hilo le explicará por qué y responderá dentro de los 5 días hábiles siguientes (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012)
Reclamo (corrección, actualización, supresión, revocación o incumplimiento)	15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, Hilo le explicará por qué y responderá dentro de los 8 días hábiles siguientes (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012)

Si un reclamo está incompleto, Hilo le pedirá completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que lo complete, se entenderá que desistió. Mientras se tramita un reclamo, sus datos quedarán marcados como “reclamo en trámite”.

17.4 Autoridad

La autoridad de protección de datos en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (sic.gov.co). Puede acudir a ella después de agotar el trámite ante Hilo (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

18. Sitio web y cookies

El sitio hilo.eco es informativo. No tiene formularios, cuentas de usuario, cookies propias ni de terceros, píxeles, analítica ni publicidad. Las fuentes tipográficas y las imágenes se sirven desde el mismo sitio, sin peticiones a terceros. El alojamiento (Firebase Hosting, de Google) registra datos técnicos de cada visita, como la dirección IP y el navegador, para entregar la página y protegerla; Hilo no los usa para identificar a los visitantes.

El sitio tiene enlaces a WhatsApp y a otros sitios. Al abrirlos, se aplican las políticas de esos servicios.

19. Datos agregados y anonimizados

Hilo usa la información de las conversaciones, los escaneos y las recolecciones para producir estadísticas sobre reciclaje y consumo: por ejemplo, qué materiales se reciclan más en una zona, qué productos o empaques generan más preguntas, cuántos kilos se recuperan por mes o mapas de calor por barrio.

Qué son: cifras de grupos, no de personas. No incluyen nombres, números de teléfono, direcciones exactas, fotos ni conversaciones.
Cómo se protegen: Hilo elimina los identificadores, agrupa por zona y periodo, y no publica ni entrega grupos tan pequeños que permitan deducir quién es una persona (ninguna celda con menos de 10 personas distintas decisión 19; cada entrega sigue el procedimiento de datos agregados, vigente antes de la primera venta).
Uso comercial (decisión 5): Hilo puede usar estas estadísticas, compartirlas con sus clientes y venderlas a terceros, por ejemplo empresas que quieren entender el reciclaje de sus empaques. Como no identifican a nadie, no son datos personales.
Entre clientes: las estadísticas no revelan información de un cliente a otro.

20. Cambios a esta política

Hilo puede modificar esta política. Cada versión indica su número y su fecha. Si un cambio afecta la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento, Hilo lo comunicará antes de aplicarlo, en este sitio y por WhatsApp cuando corresponda, y pedirá una nueva autorización si cambia la finalidad.

21. Vigencia

Versión 1.0, vigente desde el 17 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas, con los plazos de la sección 15.